DICTAMEN: Tomando como fuente la doctrina contenida en los resúmenes de resoluciones de la DGSJFP publicados en la web regispro.es desde el año 2012, procedo a emitir el presente dictamen técnico-jurídico sobre el diligenciado registral de los libros de actas de comunidades y subcomunidades de propietarios.

* I. INTRODUCCIÓN, NATURALEZA JURÍDICA Y COMPETENCIA REGISTRAL

* A. Origen normativo de la competencia registral

El diligenciado de los libros de actas de las comunidades de propietarios experimentó una transformación trascendental en el ordenamiento jurídico español a raíz de la modificación normativa introducida a principios de la década de los noventa. Como ha recordado de forma reiterada y constante este Centro Directivo, la Ley 10/1992, de 30 de abril, de Medidas Urgentes de Reforma Procesal, modificó de raíz la redacción del artículo 17 de la Ley sobre propiedad horizontal.

La resolución de 17-10-2016 (Registro de Castro del Río – BOE(https://www.boe.es/diario_boe/)) expresa diáfanamente la voluntad del legislador al establecer que la citada Ley “con el único objetivo de descargar a los órganos jurisdiccionales de funciones que no tenían la condición de tales, encomendó a los registradores de la propiedad la tarea de diligenciar los libros de actas de las comunidades de propietarios, en la forma que reglamentariamente se determinara”. A partir de ese momento, la intervención registral se convierte en la única vía para dotar de oficialidad a los libros que deben recoger los acuerdos de las juntas de propietarios, regulándose reglamentariamente a través del artículo 415 del Reglamento Hipotecario.

* B. La naturaleza del acto de legalización

La intervención del Registrador de la Propiedad en la legalización de estos libros no tiene naturaleza de inscripción constitutiva de derechos reales, sino que participa de la naturaleza de los actos de jurisdicción voluntaria o administrativa confiados a los registradores para garantizar el adecuado tracto y legalidad formal de los órganos comunitarios. Se trata de un mecanismo de dación de fe pública sobre la apertura de un cauce documental (el libro) destinado a recoger la expresión de la voluntad de un órgano colegiado (la junta de propietarios).

* II. REQUISITOS ORDINARIOS PARA EL DILIGENCIADO DE UN NUEVO LIBRO DE ACTAS

El artículo 415 del Reglamento Hipotecario establece un marco normativo riguroso que el registrador debe calificar de forma estricta para evitar la coexistencia de múltiples libros de actas que generen inseguridad jurídica en el seno de la comunidad.

* A. El principio de la íntegra utilización del libro anterior

La regla general e infranqueable es que no cabe el diligenciado de un nuevo libro mientras exista otro en vigor que no haya sido completamente agotado. La resolución de 07-03-2014 (Registro de Cullera – BOE(https://www.boe.es/diario_boe/)) resulta categórica en la interpretación de este extremo: “El artículo 415 del Reglamento Hipotecario es terminante al disponer que no podrá legalizarse un libro de actas en tanto no se acredite la íntegra utilización del anterior, se comunique su pérdida o extravío o destrucción o se denuncie su substracción en los términos recogidos en la propia norma”. La falta de acreditación de este extremo constituye un defecto obstativo que impide la legalización solicitada.

* B. Supuestos excepcionales: pérdida, extravío o sustracción

Cuando el libro anterior no ha sido íntegramente utilizado pero resulta imposible su aportación material al Registro, la norma reglamentaria prevé mecanismos de subsanación, que sin embargo exigen un estricto cumplimiento formal.

El artículo 415.1.a del Reglamento Hipotecario ampara la posibilidad de legalizar un nuevo libro acreditando la denuncia de sustracción o extravío. La resolución de 06-06-2017 (Registro de San Bartolomé de Tirajana Nº 2 – BOE(https://www.boe.es/diario_boe/)) determinó que el proceder del registrador fue correcto al legalizar un nuevo libro ante la aportación de la correspondiente denuncia, manifestando que el registrador “actuó conforme a lo dispuesto en el artículo 415.1.a del Reglamento Hipotecario”, permitiendo superar el obstáculo de la falta de presentación del libro originario.

* 1. Distinción fundamental entre sustracción y retención indebida por controversias orgánicas

La doctrina de la Dirección General ha sido extraordinariamente sutil y precisa al delimitar el concepto de “sustracción” cuando existen conflictos internos en la comunidad de propietarios. No resulta infrecuente que una junta directiva saliente se niegue a entregar la documentación a la entrante. Ante estos casos, la Dirección General excluye la aplicación de la excepción.

Como afirma la resolución de 28-07-2014 (Registro de Vigo nº 1 – BOE(https://www.boe.es/diario_boe/)), y reitera de forma prácticamente idéntica la resolución de 12-11-2020 (Registro de San Bartolomé de Tirajana nº 2 – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2020-14919)), si bien es cierto que el artículo 415 RH contempla la denuncia por sustracción, “en el caso del supuesto que nos ocupa no nos encontramos ante una sustracción propiamente dicha, entendida como hurto o robo, sino ante una negativa a la devolución del libro anterior tras la cual subyace la existencia de una controversia entre las dos Juntas Directivas elegidas, cada una de las cuales actúa en representación de la comunidad arrogándose la legitimidad de su actuación”. En tales escenarios, el registrador no puede actuar como juez del conflicto orgánico ni legalizar un nuevo libro bajo el subterfugio de una “sustracción” que enmascara un litigio civil, debiendo suspenderse el diligenciado.

* C. La primacía del principio de calificación sobre el principio de prioridad en materia de libros

El sistema registral español descansa sobre varios pilares, destacando los principios de prioridad (artículo 17 LH) y de calificación (artículo 18 LH). Ante la presentación conflictiva de solicitudes de legalización de libros, la DGSJFP ha resuelto qué principio debe prevalecer.

En un supuesto analizado por la resolución de 06-08-2014 (Registro de Benidorm nº 3 – BOE(https://www.boe.es/diario_boe/)), se presentó una solicitud de legalización basada en el extravío del libro anterior, pero constaba un asiento posterior solicitando la apertura de otro libro por otra persona que exhibió el libro supuestamente “extraviado”. El recurrente invocó el principio de prioridad para que se despachara su solicitud anterior. La Dirección General falló que “dicho principio hipotecario rige en sede de derechos reales (cfr. artículo 17 de la Ley Hipotecaria) y en mucha menor extensión en sede de Registros de personas como el Mercantil. Mucho menos aún puede invocarse en materia de legalización de libros de actas, donde debe prevalecer el superior principio de calificación (artículo 18 Ley Hipotecaria)”. Por tanto, el registrador acertó al denegar la legalización, al comprobar fáctica y documentalmente (por un asiento posterior) que el libro anterior no estaba en realidad extraviado.

* D. Requisitos formales de la solicitud y legitimación del solicitante

El inicio del expediente registral para la legalización está sujeto a exigencias de legitimación rigurosas. Conforme establece la resolución de 15-03-2012 (Registro de Murcia nº 8 – BOE(https://www.boe.es/diario_boe/)), resulta absolutamente necesario que la instancia de solicitud “se firme por encargo del presidente de la comunidad”.

Esta doctrina se ratificó y amplió en la resolución de 02-07-2020 (Registro de Alfaro-Cervera del Río Alhama – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2020-9204)). En dicho supuesto se denegó la solicitud al presentar únicamente una fotocopia del acta de constitución y discutirse la legitimación del solicitante. La Dirección General recordó que el artículo 415.3 del Reglamento Hipotecario “prescribe, como requisito de la instancia por la que solicita el diligenciado, «la afirmación de que (el solicitante) actúa por encargo del presidente de la comunidad»”. Además, advirtió que la aportación de meras fotocopias impide validar la autenticidad documental exigida.

* III. LA LEGALIZACIÓN DE LIBROS EN COMUNIDADES NO INSCRITAS O “DE HECHO”

Una de las materias que mayor desarrollo doctrinal ha experimentado es la referida a la posibilidad de legalizar libros de actas de entidades o comunidades que no han formalizado su constitución jurídica mediante el preceptivo título constitutivo inscrito en el Registro de la Propiedad.

* A. Admisibilidad general y la ratio legis del Libro Fichero

La Dirección General ha adoptado una postura marcadamente teleológica y flexible para dar respuesta a la inmensa diversidad de situaciones inmobiliarias de la práctica cotidiana. Como señala la resolución de 08-08-2014 (Registro de Rivas-Vaciamadrid – BOE(https://www.boe.es/diario_boe/)), se debate la posibilidad de legalizar un libro de actas sin que conste inscrito el título constitutivo. El Centro Directivo afirma que “la diversidad de las situaciones fácticas que pueden surgir a lo largo del tiempo para la organización de las comunidades de propietarios análogas a las que recaen sobre los elementos comunes de un edificio en régimen de propiedad horizontal (…) hacen necesario que las actas, reflejo de sus acuerdos, puedan revestirse de oficialidad mediante el diligenciado correspondiente de sus libros”.

Para dar cauce a esta necesidad sin conculcar el principio hipotecario de tracto sucesivo (dado que la finca matriz no recoge el régimen), el legislador reglamentario previó una solución técnica: “Por esto en los casos –como el presente– en que no figure inscrito el complejo en el Registro de la Propiedad la constitución de esta comunidad, se consignarán sus datos en el libro fichero a que se refiere el artículo 415 del Reglamento Hipotecario”.

* B. Límites a la flexibilidad: los presupuestos materiales del régimen

No obstante esta encomiable apertura, la Dirección General ha establecido “líneas rojas” insoslayables. No cualquier agrupación de personas puede acudir al Registro para legalizar un libro de actas alegando ser una comunidad.

La resolución de 17-10-2016 (Registro de Castro del Río – BOE(https://www.boe.es/diario_boe/)) advierte severamente que “La interpretación favorable a facilitar la toma de razón de los acuerdos de determinadas comunidades no puede llegar al extremo de admitir la legalización de cualquier tipo de comunidad ordinaria, aun cuando se dote de estatutos o normas, si no cumple las condiciones para la aplicabilidad de la normativa”.

Para que proceda la legalización al amparo de la legislación de propiedad horizontal, la entidad de hecho debe cumplir inexcusablemente los requisitos materiales del artículo 396 del Código Civil y del artículo 24 de la Ley sobre propiedad horizontal, esto es:

1. “estar integrados por dos o más edificaciones o parcelas independientes entre sí cuyo destino principal sea la vivienda o locales”.
2. “participar los titulares de estos inmuebles (…) en una copropiedad indivisible sobre otros elementos inmobiliarios, viales, instalaciones o servicios”.

* C. Sistematización reciente de los requisitos para la legalización en comunidades de hecho

Esta doctrina ha sido objeto de una reciente y magistral sistematización en la resolución de 08-05-2025 (Registro de Elda nº 1 – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2025-11578)). En este fallo, la DGSJFP detalla los tres presupuestos acumulativos que el registrador debe calificar rigurosamente para admitir el diligenciado en el “Libro Fichero”:

“Podemos concluir que para poder diligenciar un libro de actas sobre comunidades de propietarios de hecho no constituidas registralmente será necesario el cumplimiento de tres requisitos: a) que la supuesta comunidad esté integrada por dos o más edificaciones o parcelas independientes entre sí cuyo destino principal sea la vivienda o locales; b) participar los titulares de estos inmuebles, o de las viviendas o locales en que se encuentren divididos horizontalmente, con carácter inherente a dicho derecho, en una copropiedad indivisible sobre otros elementos inmobiliarios, viales, instalaciones o servicios, y c) que se desprenda de la instancia o documentación aportada que el libro está llamado a reflejar acuerdos propios de un órgano colectivo, emanación de una colectividad de propietarios que funcionen en forma similar a las de una comunidad horizontal o conjunto inmobiliario”.

Cumplidos estos tres elementos, el registrador debe acceder a la legalización, revistiéndose de oficialidad documental el funcionamiento de la comunidad de hecho.

* D. Efectos jurídicos del diligenciado en comunidades no inscritas

Es fundamental, desde el punto de vista del rigor técnico-jurídico, distinguir los efectos de un diligenciado ordinario (por nota marginal en la matriz) del diligenciado en el Libro Fichero (para comunidades de hecho).

La resolución de 01-06-2022 (Registro de San Sebastián de los Reyes nº 2 – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2022-10774)) abordó esta casuística declarando que “Las comunidades de facto, que no en sentido estricto o formal, pueden legalizar sus libros, pero sin beneficiarse de los efectos del sistema registral, de suerte que no gozarán de los principios de legitimación, prioridad, inoponibilidad y fe pública registral”.

Abundando en esta trascendental limitación de efectos, la resolución de 18-03-2024 (Registro de San Sebastián de los Reyes nº 2 – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2024-7178)) añade que la constancia en el libro fichero se realiza “sin que prejuzgue la calificación del documento que pudiera eventualmente presentarse en el futuro para la inscripción de la comunidad de que se trate”. Es decir, el hecho de que el registrador haya admitido la legalización del libro de actas en el fichero auxiliar no significa en modo alguno que esté reconociendo la legalidad civil, administrativa o urbanística del complejo, ni que esté prestando un juicio de legalidad vinculante que obligue a inscribir el régimen de propiedad horizontal en el futuro si se presenta el título constitutivo, el cual será sometido a un análisis sustantivo ex novo.

* IV. DILIGENCIADO DE LIBROS EN SUBCOMUNIDADES Y CONJUNTOS INMOBILIARIOS

La complejidad de la configuración arquitectónica moderna da lugar a la existencia de “subcomunidades” dentro de bloques o urbanizaciones que ya ostentan su propia comunidad general.

* A. Admisibilidad del diligenciado en subcomunidades

La Dirección General ampara la posibilidad de que, existiendo una comunidad general, las subcomunidades (portales, fases, garajes, zonas deportivas) lleven sus propios libros de actas de forma autónoma.

La resolución de 24-09-2020 (Registro de Parla nº 1 – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2020-12044)) resolvía un recurso donde la registradora denegaba la legalización del libro de una subcomunidad aduciendo que la urbanización general ya tenía un libro legalizado y no se aportaba el anterior. La DG revocó esta postura dictaminando que “nada obsta a que se legalice y se haga constar en el libro de legalizaciones, la diligenciación de los libros de actas de las tres subcomunidades”.

Sin embargo, para salvaguardar la exactitud tabular, la misma resolución determinó que si la constitución de estas subcomunidades no resulta del Registro, “será necesario que en la diligencia de legalización se exprese –y no solo en la nota al margen del asiento de presentación y en la nota al pie de la solicitud de legalización– que por no resultar de los asientos del Registro de la Propiedad la constitución de la subcomunidad (…) no se ha consignado por nota al margen de la inscripción de las fincas (…) la legalización de los libros y que la consignación en el fichero auxiliar no implica ningún efecto propio de los asientos registrales”.

En análogo sentido, ya se había pronunciado la resolución de 14-04-2015 (Registro de Irún – BOE(https://www.boe.es/diario_boe/)), al asentar que no es precisa la previa constitución formal e inscripción registral del complejo inmobiliario para proceder a la legalización del libro de actas de una subcomunidad, pero debiendo derivarse su reflejo al Libro Fichero del artículo 415 del Reglamento Hipotecario.

* B. La presunción de existencia fáctica derivada del diligenciado

Resulta sumamente interesante, a efectos procesales, el valor que la DGSJFP otorga a la existencia de un libro de actas legalizado a nombre de una subcomunidad de hecho.

En la resolución de 27-06-2019 (Registro de Fraga – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2019-10878)), se discutía la pertinencia de anotar preventivamente una demanda contra una subcomunidad (Bloque I) que no constaba formalmente constituida en los estatutos registrales. La Dirección General admitió la anotación argumentando que dicha subcomunidad tenía legalizados sus libros por el registrador de la propiedad. Declaró el Centro Directivo que “hay una presunción de que de facto existe una subcomunidad que reúne los requisitos necesarios, aunque al no estar inscrita no goce de los efectos del sistema registral”, permitiendo con ello salvaguardar el derecho a la tutela judicial efectiva del demandante que dirigió su acción contra el presidente de dicha subcomunidad fáctica.

* V. LA DOCTRINA DE LA SALVAGUARDIA JUDICIAL Y LA IRRELEVANCIA DE INFRACCIONES URBANÍSTICAS

* A. Salvaguardia de los tribunales sobre la legalización ya practicada

Una vez que el registrador practica la legalización y extiende la correspondiente nota marginal (en las comunidades inscritas) o la anotación en el fichero auxiliar, dicho pronunciamiento queda protegido por el principio de legitimación y salvaguardia judicial del artículo 1 de la Ley Hipotecaria.

Esta regla inquebrantable fue expuesta en la resolución de 04-02-2021 (Registro de A Coruña nº 1 – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2021-2746)), que con rotundidad expresa: “La nota marginal de legalización del libro de actas que se extendió, una vez practicada, quedó bajo la salvaguardia de los tribunales, produciendo sus efectos mientras no se declare su invalidez en los términos establecidos en la ley”.

Consecuencia directa de esta doctrina es que un registrador no puede denegar la legalización de un nuevo libro de actas (el número 2, el número 3, etc.) basándose en que, a su juicio, la comunidad no debería haber sido objeto de legalización inicialmente por carecer de requisitos. La resolución de 22-07-2021 (Registro de Parla nº 1 – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2021-13435)) amparó a una comunidad que solicitaba el diligenciado de su cuarto libro. El registrador se oponía alegando falta de constitución formal del complejo. La DG falló que habiéndose legalizado ya tres libros previamente y extendido sus notas marginales, “tales notas marginales sí están bajo la salvaguardia de los tribunales y no practicarla ahora pondría en entredicho la eficacia y validez de aquéllas”.

* B. Relevancia de infracciones urbanísticas o notas de disciplina en el diligenciado

A menudo, las comunidades de propietarios se asientan sobre edificaciones que han incurrido en infracciones del planeamiento, constando en su historial registral notas marginales incoadas por disciplina urbanística. ¿Impide esta tara jurídica el diligenciado del libro de actas de sus vecinos?

La respuesta del Centro Directivo es tajantemente negativa, desvinculando la legalidad urbanística del derecho sustantivo a la organización comunitaria. La importantísima resolución de 29-07-2025 (Registro de Guadarrama-Alpedrete – BOE(https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-2025-21625)) resolvía un caso donde un edificio mantenía una nota marginal expedida por el Ayuntamiento por un expediente de restauración de la legalidad, ya que el planeamiento solo permitía vivienda unifamiliar y se había constituido una propiedad horizontal de cuatro viviendas. Se denegaba el libro basándose en esta infracción.

La Dirección General sienta la doctrina de que la constancia registral de un expediente de disciplina urbanística, por muy grave que sea la infracción que anuncia, pertenece a la esfera del Derecho Público y persigue la publicidad frente a terceros y la futura restauración del orden infringido. Sin embargo, no tiene la virtud civil de aniquilar o suspender la existencia fáctica y jurídica de la comunidad de propietarios, la cual sigue existiendo, operando y necesitando la adopción de acuerdos (para el mantenimiento de la finca, reparaciones, pago de luz, etc.) que deben plasmarse en su libro de actas debidamente oficializado mediante su diligenciado registral.

* VI. CONCLUSIÓN DOGMÁTICA Y CIERRE DEL DICTAMEN

A la vista de todo el acervo doctrinal desgranado, minuciosamente fundamentado en la jurisprudencia hipotecaria ininterrumpida de nuestro Centro Directivo, podemos concretar los siguientes postulados esenciales respecto al diligenciado de los libros de actas:

PRIMERO.- El diligenciado registral de los libros de actas constituye un acto de jurisdicción administrativa encargado a los Registradores de la Propiedad, cuya finalidad es dotar de oficialidad formal al continente donde se plasmarán los acuerdos sociales, previniendo la dispersión documental y la falsedad.

SEGUNDO.- Rige con carácter absoluto el principio de utilización íntegra del libro precedente como requisito para la legalización de uno nuevo (artículo 415 RH). Las excepciones por pérdida o sustracción deben ser acreditadas fehacientemente, no sirviendo de pretexto las controversias, retenciones o litigios orgánicos entre juntas directivas divergentes.

TERCERO.- El sistema hipotecario español acoge, por puro pragmatismo y necesidad del tráfico, la legalización de libros de actas pertenecientes a comunidades o subcomunidades “de hecho” o no constituidas formalmente en el Registro de la Propiedad. Dicha legalización requiere la constatación de elementos físicos (pluralidad de locales/viviendas), jurídicos (copropiedad en elementos comunes) y teleológicos (órgano colectivo), consignándose en un “Libro Fichero” ad hoc.

CUARTO.- La toma de razón de estos libros en el fichero auxiliar dota a la entidad de un instrumento hábil para su funcionamiento y prueba fáctica de su existencia (útil a efectos procesales y procesales-registrales como las anotaciones de demanda), pero no subsana la carencia del título constitutivo ni confiere los efectos protectores, legitimadores y de fe pública propios del sistema registral inmobiliario a los derechos sobre el inmueble.

Este dictamen, fundamentado estrictamente en la jurisprudencia hipotecaria expuesta, queda emitido para su conocimiento y salvaguarda de los principios cardinales que rigen el sistema registral.